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第四節 致詞與函電禮儀
1．禮儀致詞的種類和特點
(1)禮儀致詞的種類
禮儀致詞主要有四種：歡迎詞、歡送詞、答謝詞、祝酒詞。它們是社會交往、禮儀活動中較常用的文體。歡迎詞、祝酒詞是在賓客到來時主人的接風致詞。答謝詞是賓客為感謝主人的盛情款待而致的答詞。歡送詞是當賓客離開時，主人為表示禮貌而說的惜別之詞。這些致詞主要用於召開重大的國際會議，接待重要的外賓等社交活動。
(2)禮儀致詞的特點
①尊敬感。禮儀致詞建立在雙方互相尊重的基礎上，一般在稱謂前要有表示尊敬之意、親切之感的修飾詞，如“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等詞語，再在姓名之後加上頭街，或加上“女士”、“先生”等字樣。
②真摯感。在迎來送往、感謝致敬時，表達感情時，就應在字裏行間反映出真情實意，這種情感要出於真誠，是一種自然流露的感情，不是虛假地做給賓客看。使用客套話要恰到好處，不能過分或過濫。
③簡潔性。致詞類文體一般應短小精悍，不能長篇大論。它們一般出於禮節的需要，所要表達的內容是點到為止，不用作很多論證，其文風要求簡明扼要，得體有力，以表現出致詞者的精明、幹脆與果斷。
④委婉性。致詞各方在致詞時一般都只講對相關事物的原則和基本點，不涉及或不直接涉及雙方有爭議的觀點與看法，所以必須用委婉的語氣和詞語來闡明各自的見解，以便能取得對方的諒解，繼而進行合作與交流。
2．禮儀致詞的格式與注意事項
(1)禮儀致詞的格式
禮儀致詞的格式有標題、稱謂、正文和落款四個部分：
①標題。有兩種：一種只有“歡迎詞”、“歡送詞”等；一種是“××十職務”在歡迎×××招待會上的致詞。
②稱謂。有兩種：一種是泛稱，用“女士們、先生們”等詞，標題下面第一行頂格，後面加冒號；一種是專稱，寫明賓客(或主人)的姓名全稱及職務、頭銜等，前面可冠以“尊敬的”等詞。書寫地方同泛稱一樣。
③正文。應根據雙方關系及訪問目的而確定。往往有三層涵義：一是充滿誠摯友好的歡迎或祝賀之情與友好的歡送或答謝之意；二是簡要回顧或概述雙方相互之間合作的往昔，工作中取得的成績及值得記住的友誼；三是向對方表示良好祝願和願意與對方繼續合作之意。正文最後以熱烈的祝頌告別詞結尾。
④落款。落款要在最後一行右邊簽上發表講話人的姓名、職務名稱。
(2)禮儀致詞中的注意事項
不管是即興演講還是事先起草的禮儀致詞，都要注意場合、致詞對象、時令及氣氛等。
用語不僅要雅致、准確、生動、貼切，而且要通俗易懂，語音不會出現理解上的混淆。篇幅要短，主題集中鮮明，客套語適量，語言精煉明確。要以禮貌而真誠的感情，來體現雙方的交往，以便能進一步合作與往來。全文要條理清楚、結構緊湊。
3．禮儀函電的種類與特點
(1)禮儀函電的種類
禮儀函電主要有六種三類：賀信、賀電；慰問信、慰問電；感謝信、感謝電。這是禮儀文書中使用很廣泛的一種文書。其中賀信、賀電是用來祝賀對方機關或個人在某一領域中所作出的成績與取得的成就，慶賀重大的節日、紀念日而寫成的信函或文電。禮儀函電是以組織或個人的名義向某一集體或個人表示關懷、問候、安慰、鼓勵而寫成的文書。感謝函電是用來表達感謝之情的一種書面形式。這些函電與一般的信函和電文有一些差別，它主要用於社會之中、工作方面的交往與禮儀要求。
(2)禮儀函電的特點
禮儀函電不同於一般信函和電報，它具有社會效應。禮儀函電雖然與公務函電同屬一種文體，但兩者在實際使用上也有不同特色。
①表達內容上，禮儀函電大多以交流感情、增進友誼、稱頌慰問、感謝致意為主；公務函電則以通報情況、辦理具體事項、咨詢、商洽或答複問題為主。
②寫作上，禮儀函電語言、格式要求合乎禮儀規範，語氣溫和親切、熱忱；公務函電文字和格式嚴格按有關規則行文，語氣嚴肅莊重，用詞簡練，講求事理邏輯。
③作用上，禮儀函電主要起發展關系，加強溝通，增進了解，促進友誼的作用；而公務函電主要起辦事作用，如詢問情況、洽談工作等。
4．禮儀函電的格式與注意事項
(1)賀信、賀電的格式與注意事項
①賀信、賀電的格式主要有標題(賀電可省略)、稱呼、正文、落款和日期。
賀信標題於首行正中，寫“賀信”兩字。
稱呼寫於另起一行頂格處，有機關(單位)或個人兩種。機關(單位)名稱要用全稱或規範化簡稱；給個人的賀信、賀電，應根據禮儀規範書寫對方稱謂(包括職務、姓名、尊稱)，稱呼後加冒號。
正文另起一行空兩格，是賀信、賀電的內容部分。有三層涵義：一是開頭寫祝賀原則和所祝之詞，一般就具體事件(成績、成就或成功)向對方表示祝賀，並說明取得成績的原因、意義及影響，大多用“欣聞(欣悉)……，代表……向……表示祝賀”或“值此……之際，特表示熱烈祝賀”等詞語；二是中間具體展示己方祝賀事件的態度，概要分析、表明對該事件的肯定；三是最後以祝願或希望之詞結尾。
落款應寫明發信、發電機關的全稱或個人職務、姓名。落款的位置在正文右下方。最後還要注明發信、發電日期，署於落款下方。年、月、日須填寫清楚，不可省略掉。
②寫作函電時要注意：賀電篇幅比賀信更短，用語更精煉簡潔，不堆砌華麗詞藻，要詞義鮮明、准確；格式要規範、稱呼要得體，尤其是涉外禮儀函電，更應按國際慣例來寫；表達的語氣上要感情真摯、熱情大方，但不能誇大其詞、過分渲染；所述事件要恰到好處，符合實際，不能過分拔高。
(2)慰問函電的格式與注意事項
①慰問函電的格式包括標題、稱呼、正文、落款和日期四部分。
標題有兩種寫法：
一是直接寫“慰問信”或“慰問電”；
二是慰問單位名稱，“致被慰問單位名稱、慰問信或慰問電”。標題位於首行居中。
稱呼與賀電、賀信相同，提行頂格，後用冒號。
正文另起一行，空兩格寫慰問內容。一般也有三層涵義：開頭向受電、受信單位概括說明寫信或致電的原因、背景、目的等，使對方明白為什麼受到慰問；中間概括寫明受信、受電單位、個人或國家的先進事跡、優良品德，或贊揚受災人民勇於戰勝困難、重建家園的氣概和精神，並表示向對方學習、致敬；最後點明希望與前景，簡述慰問單位的深切關心，鼓舞受災人民征服困難，振奮鬥志。
落款要寫明發電人或發信人、單位、國家的全稱，以及發電、發信的年月日，位置都位於正文右下角，日期在落款正下方。
②寫作慰問函電時應注意以下幾點：
首先，針對不同對象、不同情況，恰如其分地表達慰問之意。
其次敘述要其誠，分析要得當，態度要誠懇、熱情、親切。
再次表達上要突出重點、詳略得當、條理清晰。
最後用語通暢、精當、簡練、得體。一般慰問電比慰問信更精簡。
(3)感謝函電的格式與注意事項
①感謝函電的格式由標題、稱呼、正文、敬語、落款和日期五部分組成。
標題有兩種：“感謝信”或“感謝電”、“致×××的感謝信(感謝電)”。位於首行居中，字體略大一些。若用於張貼，用大紅紙張書寫。
稱呼提行頂格書寫，後加冒號。一般寫單位名稱或個人姓名，如是個人姓名，後可加“同志”、“先生”等等稱詞。
正文另起一行，空兩格寫感謝內容。一般有兩層涵義：概括地敘述對方的事跡，說明對方給予自己哪些支持和幫助，並闡明事跡的影響，表明自已的感激之情。這是全文主體部分，要突出重點，記敘詳實，表揚適度；向對方表示學習的態度與決心。
敬語要在正文結束後另起一行寫“此致”，再另起一行頂格寫“敬禮”，或在正文後另起一行頂格寫“致以最誠摯的敬禮”等詞語。
落款和日期同慰問函電，署於敬語後右下方。
②寫作感謝函電時要注意：
首先，區別不同對象，感謝事由、事項要准確、明晰而熱情。
其次，抓住事跡的感動人之處。
再次恰當地評議所反映的事跡，有話則長，無話則短，切忌過分拉長篇幅。
最後用詞明快、通暢，有感而發，是發自肺腑的感激之情，切忌矯揉造作。 | 
