(2)內容應實在可信、通情達理

    書信無論是寫給誰看，所述內容都應實實在在，所表之情都要率直真誠，所都須通情達理。所以，書信的正文中究竟要向對方表示什麼、訴說什麼、要求什麼、自己今後如何打算等等，都應清楚地表達出來，動之以情，曉之以理，促進雙方的了解與合作，增進相互間的聯系與交往。

(3)字跡要工整清晰，文辭要通順暢達

書信主要靠文字來表達內容，文字書寫不僅要讓別人看懂，而且要讓人看著舒服、心情愉快，這要求寫信人做到從書信的內容到語言的書寫都能使收信人感到誠實、順暢、親切、真摯而優雅。寫信時，要用好筆種、墨水的顏色、字體及整體的美觀大方，字跡工整，字體適度、端正、規範、清晰，切忌字跡潦草；文辭也不能詰屈聱牙，令人猜疑費解。

    3．書信箋文的寫法

    書信箋文也稱“信瓤”，即信的內容，它一般由稱謂、正文、敬語、落款及時間四部分構成。

    (1)稱謂

    指寄信人對收信人的稱呼，它表示雙方的關系，在信箋(也稱信紙)單獨頂格書寫。以表示尊敬和有禮貌，稱呼之後加冒號，以引出下文。稱謂的用法分以下幾種情形：

    ①寫給長輩的只寫稱呼，不寫姓名，如“媽媽”、“姑姑”等。若非親屬的長輩可在稱呼前加上姓氏，如“××伯伯”、“××老師”等。

    ②寫給平輩的可在稱呼前加上名字，如“××哥”、“××妹妹”等。若是非親屬的同輩則可寫名字加稱呼，如“××同學”；也可寫姓名加稱呼，如“××同志”；較親密的可寫名字加稱呼，如“××同窗”、“××仁兄”等。

    ③寫給晚輩的可只寫姓名或名字，也可在姓名或名字後加上稱呼，如“x x侄兒”等。

    ④寫給擔任一定公職的人，要作出選擇，尤其是當收信人身兼數職時，應視寫信內容與收信人的哪個職位關系密切與否來定。若收信人原來是寄信人的老師，現擔任市長，而寄信人的書信重點在敘師生之情，那麼該信稱謂應以師生關系為宜。

    (2)正文

    就是所寫書信的內容主體。一般分為四個部分。

    ①簡短的問候語即開頭應酬語。用得最多的是“您好!”，另起一行，空兩格，單獨成行。

    ②詢問對方的事情，與問候語分開，要另起一段。主要是如何收到來信，對方近況如何等，表示關切之情，內容的字數視所詢問事情多少而定。

    ③回答對方的問題或自己的事情及要對方幫助解決的事情等，這是箋文的主體內容。一般一個問題或一件事情都應單列一段，回答對方問題要有針對性，寫自己的事情要簡潔，要對方幫助之事要明確。

    ④最後寫希望、意願或再聯系之事，要求簡短、自然。

    (3)敬語

    敬語是表示向對方祝願、敬意或問候的話。它要依據對象、書信內容、時令、場合等的不同而選擇貼切的詞語。如給長輩，應寫“敬頌崇祺”、“敬請x安”。給平輩，一般用“順頌安好”。給晚輩，用“即頌”等。有時對收信人職業要考慮好，如給學界人士寫信的結尾敬語可用 “恭請學安”、“順頌文棋”等。敬語的寫法習慣上有兩種：

    ①正文寫完後緊接著寫“此致”，轉一行頂格或空兩格寫“敬禮”等詞；

    ②不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“平安”、“健康”等。也可在正文結尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”、“進步”等。

    (4)落款及時間

    箋文的最後，要寫上發信人的姓名和寫信日期。署名應寫在敬語後另起一行靠右邊位置。如果是寫給熟識的親屬，可加上自己的稱呼，如弟、妹等，後邊寫名字，不用寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全寫上。寫信日期在最後一行略比落款靠後一些。

    4．書信封文的寫法

    書信封文的寫法分橫寫和豎寫兩種。橫寫是從上至下的順序，豎寫是從右至左的順序。一般先寫收信人郵政編碼、詳細地址、姓名，後寫寄信地址或加上姓名、郵政編碼。

    (1)郵政編碼

    寫在最前邊(模式的左上角，豎式的右上角)。

    (2)收信人地址

    寫在郵政編碼下邊，不要與郵政編碼靠得太近。一般按省(市、自治區)、縣(區、鎮)、鄉(街)、村(門牌號)或所在單位的順序寫，要寫得詳細、具體，字跡工整、清晰。發給機關、團體或單位的信，要先寫詳細地址，再寫單位名稱。

    (3)收信人姓名

    寫在信封中間，字體要大些。根據收信人的具體情況，姓名後空二三字處寫上“同志”、“先生”、“女士”等稱呼。稱呼後可加“收”、“啟”、“鑒”、“展”等，但也可不寫。若是讓別人轉給收信人，則先寫轉信人姓名，字體稍小些，接著寫“轉”或“轉交”等字，後寫收信人姓名，字體要稍大些。

    (4)寄信人地址和印政編碼   

    寫在信封左邊(豎寫)或下邊(橫寫)，字跡要比收信人姓名略小些，要按收信人地址的順序詳寫，最好也寫上寄信人姓名。寄信人的郵政編碼寫在收信人左下(豎寫)或右下邊(橫寫)的六個空格內。

    托人捎帶的信，收情人地址如果為捎情人所熟悉，可不寫，而寫“面交”、“煩交”等字；收信人姓名一定不能省略。若信的內容不怕捎信人所知，信封可不必封口。

    5．書信寫作中的注意事項

    書信寫作中應注意的事項有以下幾點：

    首先第一次同對方通信時，在信箋文尾要詳細、准確地寫上自己的地址、郵政編碼甚至電話號碼，以便對方回信或回電聯絡。

    其次寫信用語要盡量口語化，也要盡量用規範和文明禮貌的詞，表達意思要一清二楚。

    其三寫信時既要細心，又要抓住重點。

    其四寫信時無論是信箋還是信封上都不能用紅筆，因為紅筆寫的信通常被認定為絕交信，所以一般用黑藍顏色的毛筆、鋼筆來寫，而不能用鉛筆及其他容易塗抹的筆種。

    最後信箋、信封上的字跡要工整、清晰，標點符號要准確，字跡以正楷為佳。

    6．介紹信和明信片

    (1)介紹信

    介紹信是各機關團體、企事業單位必備的具有介紹、證明作用的專用書信。持介紹信的人，可以憑此同有關單位或個人聯系、商洽有關事宜。填寫介紹信要寫明持信者的姓名、職務、政治面貌、聯系事宜，還有字號、單位名及日期。書寫應工整，不得塗改，還要填上它的有效期限。          

    (2)明信片

    明信片是一種簡便的書信，一般正面為信封的格式，反面為信箋。也有的正面是畫面，反面一半為信箋，一半為信封格式供寫封文。它多用於節日祝賀、約會聯系等。因篇幅有限，就要求語言極為簡練、質樸、平實。寫法與一般書信相同。它的內容完全坦露於外，無法保密；但投遞簡便，且許多明信片有特殊的畫面並配以文字、詩句，可用作特殊的紀念或表達特殊的情感。明信片在當今的日常交往中用得越來越普遍。