(1)表達方式靈活多樣，不拘一格

    禮儀文書沒有其他如公文、專用文書那樣在語言表達方式上正規，大多只注意在稱呼、語氣、祝頌語方面的禮貌、禮節就可，具體寫作中可用多種手法來表達，真是心之所思、興之所至，均可自由發揮，敘事、明理、抒情、描寫、評贊、議論任其使用，只要能准確、真誠地表達自己的感情即可。                                     

    (2)使用語體自由多樣，心到筆隨

禮儀文書的語體不受公文語體的束縛，白話、文言、文白相間均恰當。禮儀文書是一種最能體現和反映作者個性與才情的文書。

(3)運用語言簡潔精煉，順暢得體                         

    禮儀文書的用語比公文要高，講究語言的技巧。用詞要簡潔明了，言簡意賅，用語應精煉、准確，詞意應通順流暢、明快得體。不論是稱謂、敬語還是文內用語，都必須能以禮相待，文雅得當，彬彬有禮，不能放任、太隨便。要適合所述對象、所表之情、所達之意，起到相互溝通、相互交流、相互理解與體諒的作用。

    (4)反映情感真摯懇切，情溢文中

    禮儀文書大多是從心底深入進行交談，加深情誼，處處體現出相互之間的感情。“無情不是好文章”。動之以情才能使交往變得真誠、因此，禮儀文書的字裏行間就處處洋溢著作者的真摯情感。常常一篇好的禮儀函電或致詞，歡快時喜形於色，悲慟時催人淚下，莊重時令人肅然。情溢文中是禮儀文書的根本要求。

    1．禮儀文書的種類

    禮儀文書作為一種實用性文書，可以從多角色進行分類，有不同種類。

    (1)禮儀文書的文體種類

    根據文體寫作的基本要求看，禮儀文書大致分為：禮儀函電類(包括一般函電和專用函電)、柬帖類(包括聘書)、名片與賀卡類、題詞與類型、訃告與悼詞類及碑文、對聯、詩詞類等多種多類。

    (2)禮儀文書的適用種類

    禮儀活動是廣泛的社會交往活動，禮儀文書據此可分為：日常交際應酬類(如問候、拜訪、請遏、邀約、宴請、饋贈、請托、論事、介紹、推薦、建議、辭行、申謝、道歉、聲明等等)、慶典禮儀類(節日、事務)、人生禮儀類(如生辰、壽誕、婚嫁、情戀、喪葬、祭奠)等幾種類別。

第三節  書信禮儀

1．書信的構成與種類

    書信是人們在日常生活、社會交往及工作中用來傳遞信息、交流理想感情的應用文書，是社交書信的一種基本手段。

    (1)書信的構成

    書信一般由箋文和封文兩部分構成。

    箋文就是寫在信箋上的文字，包括寄信人對收信人的稱呼、問候、祝頌等。箋文是書信內容的主體，它決定書信的雅俗、繁簡及風格。

    封文就是寫在信封上的文字，包括收信人的郵政編碼、地址、姓名和寄信人的地址、姓名及郵政編碼等。封文是寫始郵遞員看的，使郵遞員知道信的來源地及送達地址，若找不到投遞地的收信人，仍可將信退給寄信人。

    正規的書信稱“信函”(公務書信通稱為“公函”)。完整的書信應該箋文封文俱全，且將箋文裝入寫好封文的信封內，然後貼上郵票，封好封口，放人郵局的郵筒或郵箱寄出去。

    (2)書信的種類

    書信因寫作者與寫作對象、寫作內容、形式及郵寄方式的不同而有不同的分類與種類。

    從公私角度看，可分為公函與私函。

    從內容看，可分為祝賀慰問類、請求建議類、請托邀約類、表揚感謝類、聘請辭卻類、推薦介紹類、事務往來類、聯絡匯報類及交際應酬類等等，有時這些書信內容較複雜。

    從性質看，可分為一般(普通)書信和專用書信。

    從寫作形式看，有箋函、郵簡、明信片等。箋函就是有箋文、封文的信函；郵簡就是表為信封、裏為信箋即信封、信箋合一的信函；明信片是正面為信封的格式、反面為信箋的信函。

    從投遞方式看，可分為平信、快信、掛號信、航空信等，還有捎帶信。

    2．書信寫作的基本要求

    (1)書寫必須合乎規範、用語禮貌

    ①書寫格式要規範。箋文中的稱謂、開頭應酬語、正文、結尾應酬語、祝頌敬辭、署名及時間等，都要注意其結構順序和書寫格式；同時，封文的收信人郵政編碼、地址、姓名及發信人的地址、姓名和郵政編碼等也有一定的規範。這些規範，是在交際實踐中人們共同約定而成的，社會的約定俗成，每個社會成員都應共同遵守，否則會造成誤解，產生各種麻煩，甚至誤事。

    ②書信語言要禮貌。書信是一種書面談話，這就要講究禮貌，使收信人有一種親切感和尊重感。一般說，書信的箋文中先要向談話對象禮貌地打招呼；然後說兩句對對方表示尊重或親切的話；接著是用應酬語引出談話正題；再就是正文；後面是結束談話的應酬語；最後才是寫信人的自稱、署名及時間。

    書信寫作者要熟悉並掌握書信的這種基本體式要求，並能熟練地運用它進行寫作，經常體味它的禮貌用語，才能較快地達到寫作目的。