第五章  禮儀文書

    禮儀文書是指在社會交往、禮儀活動中用來調整、放善、發展人與人之間、人與組織群體之間、組織與組織之間相互關系的書面材料與文字。

    在社交禮儀日益注重形式與規範的今天，掌握禮儀的書面表達即禮儀文書的基本寫作特點與要求，熟悉各種禮儀文本，如：一般書信、專用函電、致詞、柬帖、名片與賀卡、題詞與啟事、訃告與悼詞等的規範款式與寫作要求，明確寫作的語言表達與詞語運用，有利於增進相互間的友情，加深交往的內涵與層次。

第一節  禮儀文書的涵義和特點

    1．禮儀文書的涵義

    文書主要是指借助於文字而形成的書面材料。這種書面材料包括各種來往文件、文電、會議記錄、出版物原稿、簿冊、統計報表等。有時也指文書處理工作和擔任文書處理工作的人員。

    所謂禮儀文書，是指社交禮儀方面的書面文字材料。在社會生活的交往中，人與人之間、人與組織之間、組織與組織之間用來調整、改善和發展相互關系的書面文字，就是禮儀文書。
    禮儀文書是現代社交禮儀的基本方式之一。在現代社會中，個人之間，機關、企事業單位及社會團體之間時常發生各種交往，有時就用幅面形式珊虧溝通、聯絡，如邀請客人出席招待會、開業典禮、座談會、宴會、交易會、沙龍、學術討論會的柬帖；迎來送往、歡送告別、喜慶場合的歡迎詞、答謝詞、歡送詞、祝酒詞；向有關單位及公眾宣布事項的啟事；還有書信、名片、題詞及婚喪壽誕方面的文書等。禮儀文書不僅用於交際，也關系到個人的工作效率和交際活動的效果，乃至事業上的成敗。

    2．禮儀文書的特點

    (1)交際性

    作為社會交往、禮儀活動的文體，禮儀文書主要體現交際雙方(有時可能是多方)的願望、喜好、情感，反映的是一種“雙邊”關系，只不過它是用書面的形式來進行互相接觸、互通信息、交流情感，以便能達到相互了解、彼此吸取對方的長處和積極因素的目的，為增進友誼、加強合作、促進人際關系的和諧起催化劑作用。所以，禮儀文書具有交際性的特性。

    (2)禮節性

    禮儀文書注重“以禮相待”，強調因人、因事、因地、因時地待人接物。在對人生的各種美好祝願上，多以全社會通行的人生重大禮儀方式進行，像婚嫁禮儀、生辰壽涎禮儀、喪祭禮儀、節日慶典禮儀，在日常交際應酬中的小禮，如迎來送往、尋求訪見、宴請聚會、答謝辭行、邀約請托、問候撫慰、致謝道歉、勉力規勸等等，大多是用書面的文字材料加上禮儀活動，來充分地展示豐富的禮儀內容。

    (3)規範性

    禮儀文書一般都具有比較固定的格式和用語，是一種比較規範化的文體，有時要特別注意。比如書信，不僅稱謂語、開頭結尾的應酬和問候祝頌語有很多講究，而且也要注意行文中書寫的款式，即以抬頭表示尊敬，以側寫表示謙遜等，如果用錯了對象、用錯了場合或不合於情境名分，就會傷感情，影響交際效果。當然，禮儀文書的寫作要求，並非像機關正式公文一樣有法規的規定，它是全憑民間約定俗成，習慣成自然，社會上都遵循它而已。

第二節  禮儀文書寫作與種類

    1．禮儀文書寫作的基本特征

    (1)禮儀文書的寫作目的具有實用性

    禮儀文書較多地用於日常交際、應酬，既可以處理私務，也可以涉及公務。禮儀文書主要以實用為目的，如書信、請柬、名片、啟事、電報稿等，有直接的應用性。寫請柬就必須突出“請”的目的；寫啟事就應突出“啟”的目的，把所啟之事說明，讓大家知道此事該不該自己辦以及怎樣去辦。所以，禮儀文書的寫作者必須注意：只要有用可以寫，而且只有有用才能夠寫。在寫作時應注重每一種禮儀文書的不同用處，即使同一類別，也應明確其中的細微差別，比如寫書信，在稱謂、敬語上應根據不同的目的與要求而有的放矢，切忌張冠李戴。

    (2)禮儀文書的寫作內容具有針對性

    由於目的實用，必然要求內容為其服務。禮儀文書寫作時要有明確的對象，要注意對象的性別、年齡、職業、身份、學識、愛好、習慣、輩分等，如對書信、柬帖、題詞等，一定要弄清所寫給的對象的詳細情形，甚至於情感、打算及喜好。只有有針對性地進行寫作，才能使內容名副其實，寫得恰到好處，貼切、確切、親切、關切，並適當運用語氣，像題詞還要注重音韻節律，從而使整體內容達到諧調一致，烘襯文內主旨與直接目的。

    (3)禮儀文書的體式約定俗成

    一般說來，禮儀文書雖不如公文那樣有嚴格的體式規定，但在漫長的寫作實踐中逐漸形成了一套基本的定式、體式與款式，各種禮儀文種都有自身的規範化體式。由於這些規範，我們在寫作時已把它當成基本的定式。如書信先要有問候，後要有祝願語；名片一般先寫服務機關及頭銜，再寫上姓名(中間)，然後寫自己的地址、電話號碼、郵政編碼等。每一種基本體式，都是社會約定俗成的，一般就應以社會的變動與否為轉移，在寫作時既不能太隨便，也不應墨守成規；既要熟識各種規範陳式，又要跟上時代步伐，適當地推陳出新。

(4)禮儀文書的書寫形式具有文化色彩

    禮儀文書既講究禮儀內容，同時也要能體現出它的文化內涵。書寫時不僅在文辭上，而且在書法款式、用筆用墨、書寫印刷材料上要很有文化意蘊。措辭要符合對象、場景、時令及情誼深淺等；書寫款式要大方、自然、得體；用紙用料、筆墨顏色也很有講究，既美觀又符合實效用，並能從中體現出有關交際中的禮節、禮貌要求。像寫信函，以黑色筆墨為宜，不要用其他顏色，否則會不嚴肅，若以紅色寫信，就意味是絕交信。在制作時，一般都比較講究質地與硬度，還配以一定的裝飾，以反映禮儀文書內在的文化涵養。