(3)公文辦理的禮儀

    公文辦理的基本禮儀要求是：

    ①公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸銷、銷毀等程序。

    ②凡需辦理的公文，文書部門應根據內容和性質，送領導人批示或送交有關業務部門辦理。緊急公文，文書部門應提出辦理時限。

③凡涉及其他部門或地區的問題，主辦機關應主動與有關部門或地區協商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一，要如實反映。

④已送領導人批示或交有關業務部門辦理的公文，文書部門要負責檢查催辦，防止漏辦和延誤。

    ⑤公文寫作中要符合國家政策、法律，人名、地名、數字、引文要准確屬實，時間要用具體的年月日，數字書寫一般用漢字，同一公文中的字寫法要前後一致，使用簡稱時必須先用全稱，並加以說明。

    ⑥各行政機關發出的公文，由機關領導人簽發。重要的或涉及面廣的，由正職領導人或主持日常工作的副職領導人簽發。有的公文，可由秘書長或辦公室主任根據授權簽發。

    ⑦各級領導人審批公文要認真負責，文件主批人要簽署自己的意見、姓名和時間。

    ⑧擬寫、簽發公文時應使用黑色鋼筆或毛筆。

⑨各級國家行政機關的辦公室在將公文送領導人簽發之前，應認真做好審核工作。審核重點：是否需要行文，公文內容、文字表述、文件使用、格式等是否符合有關規定。

⑩上級機關的發文，除絕密或注明不准翻印的以外，經下一級機關的秘書長或辦公室主任批准，可以翻印、轉發。翻印時，要注明翻印的機關和時間。

⑾傳遞秘密公文時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。

    ⑿公文辦完後，應根據文書立卷、歸擋的有關規定，及時將公文定稿、正文和有關材料整理立卷。

    ⒀公文立卷應根據其特征、相互聯系和保存價值分類整理，保證齊全、完整、正確反映本機關的主要情況，便於保管、查找和利用。

    ⒁立好的案卷，應按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保存存檔的公文。

    ⒂沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別和主管領導人批准，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷。

    (4)常用公文寫作的禮儀

    ①簡報。簡報的寫作要求，一是簡明扼要，二是快速及時，三是真實准確，四是符合格式。

    簡報根據其內容大體可分為會議簡報、工作簡報、情況簡報三大類。會議簡報主要通報會議議題、發言要點、會議決議及會場花絮等背景材料；工作簡報是一種向外單位和內部員工、下屬機構通報工作情況、交流工作經驗的簡報形式，具有較強的公共關系作用；情況簡報是—種涉及面廣、容量大，類似於動態消息的筒報類型。

    簡報具有固定的格式，由報頭、正文和報尾三部分組成，報頭往往統—印制好待用。

    報頭。在簡報第一頁上方，約占全頁1／3的位置，由簡報的名稱、期號、編制單位和印發日期四部分組成。其中名稱字體較大，可套紅印制，可用“××筒報”或“××動態”等形式。

    正文。報頭下用一條較粗的橫線隔開後，接斡就是簡報的正文，正文是筒報的主體，要求內容簡潔，材料翔實，有的簡報還要在正文之前加上目錄或標題，標題要求能訪要地概括正文的內容，如果是重要的正文，文前可加編者按。

    報尾。正規的簡報在末頁正文下面用一條略細的橫線隔開，注明這期簡報的發送單位，這就是報尾，“報”指給上級單位，“送”指給平行或不相隸屑的部門。                     

    ②會議記錄和會議紀要。所謂的會議記錄是指在會議的同時用書面文字的形式，把會議的基本情況、議題、決議實地記錄下來，以備事後查考的材料。會議記錄人一般由大會工作人員或秘書擔任，也可由會議主持人臨時指定。

    會議記錄由開頭、正文、結尾三部分構成：

    開頭。應記錄會議名稱、開會時間、會議地點、出席人、列席人、會議主持人和記錄人七項內容。

    正文。主要包括會議主持人的講話，會議報告與傳達，與會者的發言，討論的問題及會議決議等內容。一般簡要記錄只需重點地摘要記錄，而詳細記錄要把整個會議的各項議程，自始至終地記錄下來。

    結尾。正文記錄完畢後，要另起一行空兩格寫上“散會”，如中途休會時也應注明“休會”。正式的會議記錄，最後要由主持人和記錄人在正文的右下方簽名，並寫上簽名的日期。

    所謂的會議紀要是指擇要記述會議概況、議程和會議基本精神、決議內容等的一種公文。以會議記錄為基礎，經過綜合整理、加工提煉而成，可以作為紀實性資料，也可以作為報送的報告性材料，還可以作為正式文件下發。

    會議紀要的寫作格式類似於會議記錄，分標題、正文與結尾三部分。不過紀要的正文前面要用前言來介紹會議的有關情況。紀要的寫作有一個從記錄的口頭語向書面語轉化的過程，要注意文件的條理化、理論化，突出中心和重點。   

    ③公函。公函是上下級和平等機關或不相隸屬的單位之間在洽商、聯系工作、詢問、答複問題以及委托和告知某一事項、情況時所使用的公文類型，內容涉及的都是較為重要的公務活動。

    公函的作用是用於機關之間洽商和聯系工作、詢問問題，用於答複對方的詢問的問題，用於向上級部門請求批淮某一事項，還可用於上級副曲下級處理問題中作指示、通知、補充、更正和介紹等。

    公函的使用範圍較廣，凡是不便使用其他文種的公務活動，都可以用函行文，它的行文比較自由，篇幅簡短，簡便靈活。公函的寫作格式與一般書信大致相同，但公函正文前有標題，結束語的寫法也與一般書信的祝願不同，一般宜用“請函複”、“請予以大力協助”、“為盼”“為荷”、“特此函複”、“此複”等詞，署名後還要加蓋公章以證明其效力。